Dans le cadre d’une prestation d’assistance auprès d’une entité projet, nous recherchons un(e) Technicien(ne) Expert(e) en assistance administrative et logistique.

Intégré(e) sur le site de notre client, vous intervenez en véritable support des équipes et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l’activité, notamment sur les volets administratifs, logistiques, documentaires et de suivi des prestations.

Vos missions :

Assistance administrative et logistique :

• Assurer l’assistance quotidienne auprès des différents membres de l’équipe ;

• Préparer et suivre les commandes fournisseurs via les outils internes ;

• Réceptionner les fournitures et assurer leur suivi ;

• Gérer les agendas et organiser les réunions internes ;

• Participer à l’organisation d’événements et de réunions ;

• Organiser les déplacements professionnels : ordres de mission, réservations auprès des agences de voyages et suivi des notes de frais ;

• Assurer le suivi administratif des prestataires ;

• Suivre les pointages hors outil dédié ;

• Assurer la diffusion et le suivi du courrier.

Suivi des prestations et pilotage de l’activité :

• Participer à la réception et au pointage des prestations et des work packages ;

• Mettre en place et suivre les indicateurs d’activité ;

• Élaborer et actualiser les tableaux de bord mensuels ;

• Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions hebdomadaires ;

• Contribuer à l’émission et à la formalisation administrative des offres internes ;

• Participer à l’émission des BER.
  

Gestion documentaire et qualité :

• Assurer la mise en forme de documents de différentes natures ;

• Organiser leur diffusion, leur mise en ligne et leur archivage ;

• Participer à la gestion documentaire au sein des outils internes et GED ;

• Assurer la diffusion hebdomadaire des informations utiles aux équipes ;

• Accompagner le Responsable Qualité dans la mise à jour des procédures internes ;

• Organiser les réunions internes nécessaires à la communication entre les différents acteurs des projets ;

• Apporter plus globalement un soutien aux activités liées à la qualité et à la gestion documentaire.

Selon les besoins, le périmètre de la mission pourra être étendu à d’autres entités.