Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités… Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.
Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons pour l'une de nos agences située à Marseille une Assistante Administrative H/F.
Véritable relais administratif de l'agence, vous accompagnez le Directeur d'Agence et les équipes opérationnelles dans la gestion quotidienne des activités. Vous contribuez au bon fonctionnement de la structure en assurant des missions polyvalentes d'assistanat, de gestion administrative, de ressources humaines et de suivi Qualité, Sécurité et Environnement.
Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs.
Gérer les courriers entrants et sortants.
Organiser les déplacements et réservations (transport, hébergement, billetterie).
Participer à la rédaction et à la mise en forme des documents techniques et commerciaux.
Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer leur diffusion.
Gérer les commandes et le suivi administratif associé.
Établir les ordres de facturation.
Suivre les factures fournisseurs et les prestations d'intérim.
Assurer la continuité administrative en lien avec les fonctions de gestion.
Organiser et suivre les formations des collaborateurs (convocations, évaluations, tableaux de bord, notes de frais).
Gérer les dossiers administratifs du personnel.
Préparer et suivre les contrats de travail.
Organiser et assurer le suivi des visites médicales.
Gérer les intérimaires.
Participer à la saisie et au contrôle des éléments de paie.
Mettre à jour les registres obligatoires et les tableaux de suivi RH.
Appliquer les procédures du système de management qualité.
Participer aux audits internes et externes.
Contribuer au traitement des non-conformités et actions d'amélioration.
Participer à la culture SSE de l'entreprise et à la remontée des informations sécurité.
Veiller au respect des procédures internes et réglementaires.
Assurer la liaison administrative entre l'agence et le siège.
Faciliter la communication entre le Directeur d'Agence, les responsables de contrats et les intervenants.
Garantir la fiabilité et la circulation des informations
De formation Bac+2 en assistanat de direction, gestion PME/PMI, administration ou ressources humaines, vous possédez une expérience d'au moins 3 ans dans environnement technique, industriel ou de services.
Vous avez une très bonne maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), d'excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques.
Vous possédez un sens de l'organisation et aptitude à gérer les priorités.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Autonome et polyvalent(e), vous savez faire preuve de discrétion et appréciez le travail en équipe.
Pourquoi nous rejoindre ?
Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation et d’intéressement, tickets restaurant 10,40€, remboursement à hauteur de 75% des frais de transport, CSE
Intégrez des équipes dynamiques et bienveillantes : l’humain au centre de nos valeurs
Bénéficiez d'une intégration encadrée et suivie
Evoluez sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein d'ORALYS ou du Groupe Ortec (notamment grâce à notre école interne de formation O’METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d’élite (Casques d’Or)
Une politique RH, autour d’une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap
Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environs 10 jours de RTT/an.
#LI-AL1